Tutoriel Swim Community

La section gère l'inscription des nageurs, la programmation des éducateurs et des lignes d'eaux, ainsi que le suivi de présence des nageurs (notamment par les parents de nageurs mineurs) via le site Swim Community.

Vous devez avoir créé un compte pour accéder à ce site.

L'ouverture aux nouvelles inscriptions (et donc à la création de nouveaux comptes) se fait aux dates indiquées sur la page "Inscriptions"  du site.

Les nageurs et/ou responsables légaux de nageurs inscrits peuvent accéder à leur compte tout au long de l'année. L'inscription à la saison suivante ne sera toutefois accessible qu'aux dates indiquées à la page "Inscriptions".

Pour mémoire, une inscription se fait en 4 étapes :

• Un test éventuel pour les Ecoles de Natation et Prés-Ados (voir page "Inscriptions") ;
• Une inscription sur le site Swim Community avec le choix des prestations retenues ;
• Une validation de votre dossier administratif par la section ;
• Un paiement effectué sur le site Assoconnect (un lien vous est communiqué une fois votre dossier administratif validé).

Nous attirons votre attention sur le fait que votre dossier administratif doit être complet pour pouvoir recevoir le lien de paiement. 

Votre inscription ne sera validée qu'une fois la totalité du paiement reçue. 

Comment créer votre compte et vous inscrire sur Swim Community

Si vous n'avez pas de compte, cliquez sur "S'inscrire +"

Etape 1 : Création de votre compte famille  

Attention :

• De nombreux clubs utilisent Swim Community. Veillez bien à vous inscrire sur le site Swim Community de l'ACBB (visible au logo), afin de ne pas créer un compte sur le portail d'un autre club.

• Pour l’inscription d’un adhérent mineur, le responsable légal de l’enfant doit au préalable se créer un compte principal (un mineur ne peut pas être titulaire du compte principal). 

• Vous créerez la fiche de votre enfant (ou d'un autre membre de la famille) dans un second temps - voir étape 2  " Ajout d'un nageur rattaché à la famille ".

• Si vous êtes nouveau membre, il est possible que les inscriptions ne soient pas encore ouvertes et que vous ne puissiez pas créer de nouveau compte. Merci de bien vouloir attendre la période d'ouverture des inscriptions aux nouveaux membres

En cliquant sur "S'inscrire +", vous accédez à la page de création du compte principal (personnes majeures, ou responsable légal de l'enfant pour les mineurs). Vous devez renseigner tous les champs de la personne majeure (responsable de famille).

Les informations de cette fiche servent à :

• Vous contacter (email ou SMS)
• Bénéficier le cas échéant de la réduction résidant Boulogne-Billancourt (Statut)
• Vous inscrire sur la base Adhérent de l'ACBB.

Attention ! Pour chaque adhérent, vous devez bien renseigner :

Dans le statut, « Boulonnais » ou « Non boulonnais », pour chacun des membres, et pas seulement pour le membre principal (dans le cas contraire, le tarif non boulonnais s’appliquera à tous vos enfants. Ce serait dommage…)

Cliquez ensuite sur suivant.

Vous aller accéder à la page suivante si c'est votre première inscription.

Etape 2 : Ajout d'un enfant mineur ou d'un autre nageur rattaché à la famille

Etape 3 : Choix des prestations

ATTENTION : Si votre enfant est en Ecole de Natation ou en Pré-Ados, vous ne pourrez vous inscrire qu'après avoir effectué le test en bassin  (sous peine de refus du dossier)

Si les inscriptions ne sont pas encore ouvertes, vous aurez le message ci-dessous.

Il faudra bien penser à valider vos choix à la dernière étape pour qu'ils soient pris en compte.

Bien vérifier la saison ! 

Sinon lorsque les inscriptions seront ouvertes et que vous aurez créé le profil du nageur vous obtiendrez la page suivante :

Lorsque le groupe auquel peut prétendre le nageur (suivant l'âge) est ouvert à l'inscription, vous aurez la page suivante :

Nota: Les inscriptions à certains groupes (Compétitions, Ecole de Natation et Pré-Ados) ne sont validées qu'après avis des entraineurs et/ou un test (voir page " Inscriptions " du site).

Etape 4 : Documents à fournir et/ou valider pour chaque adhérent

1) Documents à valider électroniquement :

Pour chaque nageur vous devez a minima signer électroniquement l'Autorisation de Droit à l'Image et le Règlement Intérieur.

Les groupes Compétition doivent, en plus, signer le contrat nageur.

2) Remplir en ligne le Formulaire FFN (qu’il faudra ensuite imprimer, signer et téléverser)

Lors de l’inscription :

• Ouvrez le formulaire en ligne .
• Remplissez en ligne tous les éléments et toutes les cases jusqu’à la fin du formulaire
• Enregistrez le document sur votre ordinateur

Avant la rentrée (du 20 juin avant 20 août – date dépendant de la mise en ligne par la FFN) et au plus tard avant la 1ère séance :

• Imprimez le pdf généré
• Signez le document (2 signatures requises : page 1 + page 7)
• Téléversez le document avec un « cliquer-glisser » depuis votre PC (ou en cliquant sur le « + »)

Cette étape est longue et très fastidieuse, mais imposée par la FFN (nous en sommes désolés mais nous ne pouvons pas faire autrement).

Pas de mise à l’eau sans ce formulaire signé et téléversé sur la plateforme !!!!

Dans le cas où vous avez coché une case "Oui" au questionnaire de santé, vous devrez nous fournir un certificat médical d'aptitude à la Natation (à déposer également sur la plateforme Swim Community).

Ce certificat médical sera à fournir avant la première séance pour accéder au bassin.

3) Documents à télécharger, à imprimer, à remplir et à téléverser signés :

Les groupes de Compétitions ont des documents supplémentaires à fournir, visibles sur la page d'inscription :

• Autorisation parentale pour le transport (pour groupes compétition Benjamins, Espoirs & Élites)

• Autorisation parentale pour le suivi de forme (pour groupes compétition Espoirs & Élites)

4) Documents à ajouter en cliquant sur le "+ " central :

Si vous voulez bénéficier du tarif Boulonnais, vous devez également déposer un justificatif de domicile de moins de 3 mois au nom du membre principal (facture énergie, quittance de loyer, attestation de l'hébergeant, etc...). Vous devez vous rapprocher du bureau pour les cas particuliers: secretariat.natation@acbb.fr

Les autres documents que vous pouvez voir (coupons Pass +, Pass Sport ou Labaz) ne sont requis que lorsque votre dossier administratif a été validé (email). Vous pourrez les y déposer le cas échéant au moment de votre paiement. Si vous les avez déjà, vous pouvez le faire dès maintenant.

Les documents "Dossier validé" ou "Email pour paiement envoyé", "Chèque de Caution" sont à usage interne de la section et nous servent à suivre l'avancement de votre dossier et sa validation. 

Etape 5 : Valider votre dossier lorsqu'il est complet 

Pour demander la validation de l’inscription, cliquez sur « Demander la confirmation »

Pour le détail du calcul, cliquez sur « Voir le récapitulatif »

Le tarif boulonnais et la réduction fratrie (en fonction du nombre d’inscriptions) apparaissent à ce stade.

Le montant à considérer sera le montant « Total des prestations » et non le montant « Total à payer » car le paiement s’effectuera sur la plateforme Assoconnect et non pas Swim Community).

A ce stade de votre inscription nos équipes vont vérifier vos documents administratifs et enverront un e-mail à l'adresse du membre principal pour effectuer votre paiement. Nous nous efforçons de vous donner une réponse le plus rapidement possible.  

Une fois votre dossier validé, vous recevrez un email avec un lien vers le site Assoconnect pour effectuer votre paiement (voir ci-dessous) : 

• Paiement pour les non-boulonnais
• Paiement pour les boulonnais

ATTENTION :

• Les dossiers incomplets seront systématiquement refusés. Nous vous prions de bien vouloir fournir l'intégralité des pièces demandées avant de cliquer sur suivant et confirmer votre inscription

• Si votre dossier est complet, vous recevez un mail ASSOCONNECT de demande de règlement vous permettant de procéder au règlement de votre cotisation

• Vous avez 7 jours pour procéder au paiement. Au-delà, votre demande d’inscription pourra être annulée.

A ce stade vous pouvez revenir en arrière et changer de créneau horaire. Si vous décidez de changer de créneau horaire après avoir demandé la validation de votre dossier vous devrez reprendre une partie du processus d'inscription (et perdrez votre rang dans le processus d'inscription).

Les inscriptions multiples à plusieurs créneaux seront également refusées, de façon à pouvoir accueillir un maximum de nageurs.

Votre espace Swim Community se présente alors comme ceci :

Etape 6 : Règlement de votre cotisation 

En suivant le lien fourni par le mail ASSOCONNECT reçu, vous arriverez sur une page de paiement ASSOCONNECT, différente selon si vous êtes non boulonnais ou boulonnais.

Non boulonnais

Boulonnais

Une fois sur ces pages :

• Cliquer sur « Je participe »

• Cliquez sur les formules auxquelles vous souhaitez vous abonner

• Payer avec le mode de règlement que vous souhaitez utiliser.

Etape 7 : Réception de votre paiement et confirmation 

A validation de votre paiement par notre trésorier, nous confirmons votre inscription : c’est fini !

Vous pouvez dorénavant vous connecter à votre espace Swim Community pour consulter votre agenda, éditer vos factures, importer vos coupons…

Tout est disponible dans votre tableau de bord !